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10 Tipps für ein übersichtliches Ablagesystem

1. Aktenschränke und Ordner beschriften

Beschriften Sie Ihre Aktenschränke, Ordner und Dokumentenfächer.

2. Deutliche Beschriftung

Handgeschriebene Beschriftungen reichen nicht aus. Beschriften Sie in Druckform, deutlich und verständlich. Nehmen wir zum Beispiel den Ordner Rechnungen. Machen Sie nicht den Fehler bezahlte und unbezahlte Rechnungen in einen Ordner zusammen zu legen. Trennen Sie diese mit den Beschriftungen
„offene Rechnungen“ und „bezahlte Rechnungen“
Achten Sie darauf die Beschriftungen einheitlich zu gestalten

3. Platz schaffen

Überlegen Sie sich, ob eine Ablage in Ordnerform nötig ist oder eine Sicherung auf einem Datenträger sinnvoller ist. Dokumente müssen nicht zwingend in Papierform abgelegt werden.

4. Sticks und Datenträger beschriften

Beschriften Sie ebenfalls Sticks und Datenträger mit Ihrem Inhalt und Erstellungsdatum

5. Ordner nicht überfüllen

Oft werden Ordner völlig überfüllt und Dokumente reissen dadurch und Sie verlieren den Überblick. Express Büroservice empfiehlt Ihnen 20 – 30% im Ordner Platz zu lassen und mit einem neuen Ordner zu beginnen.

6. Trennblätter bieten Ihnen eine saubere Übersicht

Nutzen Sie Trennblätter und Register für Ihre Ordner. Sie werden sehen, dass Sie ganz leicht den Überblick behalten.

7. Ablagevermerk auf Dokumenten

Vermerken Sie auf Ihren Dokumenten am besten in der Fusszeile den Dateipfad. Dies hilft Ihnen bei einer einfacheren Suche nach elektronisch gespeicherten Dokumente.

8. Deklarieren Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Schreiben Sie klein, aber sichtbar die Aufbewahrungsfrist für Dokumente auf den jeweiligen Ordnerrücken.

9. Entsorgen Sie einmal im Jahr nicht benötigte Dokumente und Ordner

Setzen Sie sich einen Tag im Jahr, an dem Sie die nicht aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Ordner entsorgen. Das schafft Ihnen regelmässig Platz in Ihrem Ablagesystem.

10. Die Ablage im Regal

Stellen Sie die Ordner, welche Sie am häufigsten nutzen im Regal in Griffnähe. Ordner welche Sie weniger brauchen müssen nicht griffbereit sein.
Express Büroservice wünscht Ihnen viel Erfolg bei der Einrichtung ihres übersichtlichen Ablagesystems!

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